Tips de Administración del tiempo

Todos en algún momento quisiéramos tener más tiempo. Porque siempre nos hace falta terminar algo.

Si alguna vez has sentido lo siguiente, te invito a que sigas leyendo, ésto realmente va a ayudarte:

1. ¿Sientes que te faltan horas en el día para completar tus actividades?
2. ¿Sientes que no alcanzas tus metas sin importar lo mucho que te esfuerces?
3. ¿Sientes que existen demasiadas tareas, personas y actividades que necesitan de tu atención?

Vivimos en una rutina que no nos permite visualizar que existe tiempo para todo, pero ¿Cómo lograrlo?.

Dicen que el tiempo es un recurso no renovable porque este no vuelve, y debemos aprender a valorarlo y apreciarlo, ahora te pregunto ¿Realmente aprovechas al máximo tu tiempo?

En la administración del tiempo, la organización y la planificación son factores claves, es por ello que debemos tener la habilidad de hacer que el uso de este recurso sirva para nuestro beneficio propio.

1.- Realiza este pequeño ejercicio para posteriormente, ayudarte a administrar tu tiempo de acuerdo a tus necesidades.

• Escribe todas aquellas tareas que has pensado hacer y que aún no has realizado.
  • Ej: Colocar una repisa, el reporte del cuatrimestre, visitar a un familiar, pintar el cuarto, etc.
• Escribe todo aquello que te gustaría hacer, pero no has podido realizar por falta de tiempo.
• Escribe todas las tareas que recuerdes tienes que realizar en las próximas semanas
  • Ej: entregar un proyecto, visitar un proveedor, realizar un trámite
• Escribe todas las tareas que debes hacer en tu día, ya sea personales o laborales
  • Ej: tareas laborales, ir a la tienda, hablar con clientes

En el siguiente texto te daré algunos consejos sobre cómo podrías administrar mejor tú tiempo:

• Deberás establecer metas y objetivos personales o profesionales.
• Identificar las prioridades, es decir delimitar las actividades en lo particular a mi me ha servido realizarlas de acuerdo a Los 4 cuadrantes de Stephen Covey que a continuación te compartiré:

CUADRANTE I. Importante Urgente. (Cuadrante de la Necesidad)

Son todas aquellas actividades esenciales que requieren tu atención inmediata. Aquí colocaremos las emergencias y los plazos extremadamente importantes. En caso de que aparezca una crisis importante lo que comúnmente llamamos bomberazos , tendrás que posponer otras tareas y realizar éstas.

CUADRANTE II. Importante No urgente. (Cuadrante del Liderazgo)

Incluye todo lo relacionado con la planificación estratégica, preparación y también para temas relacionados con la salud, la educación, el ejercicio y la carrera, pero a largo plazo será de gran importancia. Invertir tiempo en estas áreas podría no ser urgente en la actualidad, es en este cuadrante es donde deberás enfocar la mayor parte de tu tiempo.

CUADRANTE III. No importante Urgente. (Cuadrante de las decepciones)

Son actividades que no aportan ningún valor, ya que no son importantes, pero si son urgentes para alguien más. De hecho, estas actividades son obstáculos que se interponen en cumplir tus objetivos y tus metas. Si te es posible delegar o reprogramar estos elementos hazlo, de una manera amable y educada.

CUADRANTE IV. No importante No urgente.  (Cuadrante del desperdicio)

Todas las actividades en este cuadrante no son más que distracciones y hay que evitarlas, entre menos tiempo dediquemos a los cuadrantes III y IV, mayor tiempo tendremos para realizar las actividades del cuadrante II.

Ahora que ya conoces los 4 cuadrantes coloca tus actividades en cada cuadrante  y da inicio a administrar mejor tu tiempo

El mayor riesgo está en centrarse en actividades urgentes que no son importantes, dejando de lado actividades importantes que no parecen urgentes. Esta es una de las principales causas de pérdida de tiempo actualmente.

Stephen Covey también menciona las consecuencias que provoca el dedicar una mayor cantidad de tiempo a cada sector, por lo que si dedicas más tiempo al:

Cuadrante 1: Sentirás estrés, agotamiento, sensación de “apaga fuegos” solucionador de problemas.

Cuadrante 2: Sentirás felicidad, desarrollo personal, tranquilidad.

Cuadrante 3: Sentirás que realizas planes sin sentido, que no haces nada bien

Cuadrante 4: Sentirás falta de control, irresponsabilidad total, nada de motivación

Ahora te dejaré como lograr llegar al cuadrante II, deberás aprender a:

• Establecer una visión
• Trabajar y dedicar tiempo a la planeación.
• Establecer las metas a largo plazo.
• No sentirte atraído por los caminos cortos.
• Decir “NO” a las tareas no importantes.
• Evaluar y establecer las prioridades

Es preciso conocer herramientas habituales en torno a la organización y planificación de actividades en razón del tiempo, por ejemplo, 

• El uso de anotaciones de actividades a realizar.
• Llevar una agenda diaria, etc.
• Estar al tanto del ciclo de trabajo y adaptar a éste la planificación de las tareas en tiempo y horario concreto.
• Escoger las estrategias más eficaces para alcanzar los objetivos y las metas propuestas dando mayor importancia a las prioritarias.

Aquí te dejo un link para descargar un programa que se llama trello y es GRATIS donde podrás colocar tus actividades en su orden de importancia.

En conclusión, el tiempo es lo más valioso y preciado que tenemos en nuestra vida. Por tanto, debemos saber cómo gestionarlo, de forma que sepamos vivir la vida de la mejor forma posible, aprovechando cada momento y cumplir todas nuestras tareas y sueños.

Realiza de manera breve una encuesta para conocer si administras bien tu tiempo

Habilidades directivas
Por Julio García del Junco, José Manuel Brás Dos Santos

En el siguiente vídeo te mostraré ejemplos de los cuatro cuadrantes de Stephen Covey ajustados al programa Trello